档案管理要全而细

【案例回放】

某项目采购结果公示后,受到供应商的质疑,在复核采购有关情况时,发现采购活动记录不够完整,采购资料未能及时归档,导致质疑处理缺乏有力证据,采购中心花费了大量时间收集相关采购资料,险些造成法定时间无法回复的后果。

【案例分析】

本案中,因为采购资料归档不够及时、齐全,个别关键证据险些遗失,明显增加了采购质疑处理的困难,为采购工作的开展带来了极大的风险。政府采购档案是政府采购活动的真实记录。如果项目经办人平时不及时收集整理,工作忙,项目多,资料就可能会张冠李戴,前后资料混在一起,更有甚者文件资料散失,导致政府采购资料不完整,人为降低了政府采购档案的质量。

《政府采购法》第42条对采购档案的内容做出了明确规定:“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少应当包括下列内容:(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;(四)邀请和选择供应商的条件及原因;(五)评标标准及确定中标人的原因;(六)废标的原因;(七)采用招标以外采购方式的相应记载。”

因此,整理政府采购档案,只收集整理预算、招标文件、投标文件、定标文件、合同文本等采购文件是不够全面的,不仅要收集中标人的投标文件,也要收集未能中标的所有参加投标供应商的投标文件,如收集不全,或有的没有入档,等用到时才发现没有收集,往往追悔莫及。

【案例思考】

如何规范档案管理工作?笔者认为应从以下方面着手:

第一,领会和掌握政府采购档案整理的正确方法。

一是各尽其责,及时收集。政府采购资料要从源头抓起,项目经办人在做好项目的同时要注意收集本项目招标活动的一切资料。如委托单、采购工作方案、招标公告、招标文件、投标文件等采购文件的收集,使本项目在采购活动期间,都能够按照《政府采购法》和本地政府采购档案管理办法的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录。做到本项目活动进行到哪儿,项目档案就及时收集到哪儿,保证采购文件的原始资料收集无误。

二是明确时限,及时送交档案资料。项目经办人在采购活动结束以后在规定的时间内要将收集好的采购文件资料,及时送交给政府采购档案的监管员,监管员在收到资料时要检查和收集签订的合同 。

三是明确要求,及时整理政府采购档案。政府采购档案的专管员在接受监管员移交的归档资料时应逐件针对以下情况进行检查:同一事由的文件是否办理完毕,是否收集在一起,是否是生效文件;采购文件材料是否齐全完整,有无缺页少项,有无使用圆珠笔、纯蓝墨水钢笔等易褪色笔等;归档的采购项目文件,是否符合本次采购形成规律和特点等。然后进行登记,及时进行条理化的分类、排列、编目、装订,使政府采购项目档案由零乱到系统、由粗放到精细。

四是健全流程,明确手续,及时移交政府采购档案。即采购文件整理完毕,移交至档案室统一保管时,双方应明确手续。具体操作方法是整理人应预先制作采购档案移交表(一式两份),双方清点移交后签名盖章,各自保存一份。

第二,要大力宣传采购档案管理的重要性。搞好政府采购档案工作,需要加强对《档案法》及《政府采购法》有关规定的宣传,提高政府采购部门的档案意识和法制观念,创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境,形成自觉依法加强档案管理、主动为社会经济服务的工作秩序。

第三,档案管理人员不仅要掌握档案的收集、整理、保管,而且还要学会分类登记、文字说明、档案排列上架。

第四,要建立健全各项档案管理制度,并将内部工作岗位制固定下来。

一是要明确职责与分工。采购业务部门负责在政府采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和记录;档案部门人员负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作,并负责定期制作项目归档情况明细表;项目的采购文件及记录未移交前,由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管,移交后由档案人员负责。

二是严格管理借阅制度。因工作需要确需借阅政府采购项目档案的,应办理借阅手续,经有权人审批同意后,方可借阅。借阅人借阅应规定一定的时限,借阅期间,借阅人对所借档案的真实性、完整性负责,防止涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。

三是明确归档要求。档案归档应注意保证贮存场所的清洁卫生,做好防虫、防湿、防火、防盗工作;应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效;档案应按照年度编号顺序进行组卷,卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列,依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。

四是要严格控制销毁程序。档案经办人员提出档案销毁清单及销毁意见并提出申请,经科室领导审核同意后,上报给中心领导批准。(作者单位:江苏省政府采购中心)